Hilfestellung für: Administratoren

Projektablauf

Im Folgenden haben wir für Sie die Schritte aufgeführt, um für einen reibungslosen Projektablauf zu sorgen und den Projekterfolg bei der Einführung in Ihren Unternehmen zu garantieren.

Ihr zugeteilter Projektleiter
Ihr Projektleiter meldet sich telefonisch und stellt sich kurz vor. Hier werden Anforderungen und Ziele beider Seiten definiert.

Absprache von Prozessen und Automatismen
Je detaillierter und genauer Sie Ihre Prozesse und Abläufe skizzieren (aris), desto genauer kann unsere Aufwandseinschätzung erfolgen. Wir können bei der Umsetzung eventuell auftretende Irrtümer reduzieren und können so am besten unsere Versprechen an Sie auch einhalten.

Rechnung von enerpy
Bitte begleichen Sie die erhaltene Rechnung zum Start Ihres CRM Projekts.

Datensammlung
Sie erhalten von uns per E-Mail eine Excel-Datei mit dem Namen Datensammlung.xls.
In diese tragen Sie bitte die Grunddaten (Stammdaten) wie z.B. Benutzer, Berechtigung, Emailadressen usw. ein. Bei Fragen hierzu können Sie selbstverständlich zu jeder Zeit Kontakt mit Ihrem Projektleiter aufnehmen. Bitte senden Sie die ausgefüllte Datei, mit Briefvorlagen (Briefe und kfm. Belege), Importdaten und einem Logo für die CI Anpassung (alternativ für die „Große“ CI Anpassung) zurück.

Testserver-Installation/ Einrichtung
Nach Eingang Ihrer ausgefüllten Datensammlung.xls wird Ihr CRM System in einer Basiskonfiguration auf einem Testserver bei uns installiert und eingerichtet. Die Zugangsdaten erhalten Sie per E-Mail von Ihrem Projektleiter.

Konfiguration
Parallel wird Ihr CRM-System auf dem Testserver konfiguriert. Dies beinhaltet zum Beispiel:

  • Anlage der Benutzer und Rollen (mit Berechtigungen)
  • Einrichtung der E-Mailkonten
  • Import der Daten
  • Umsetzung der Abläufe (Prozesse und Automatismen)
  • Beleganpassung für Ihre Vorlagen
  • Eventuelle Anpassungsprogrammierung wird mit der Entwicklungsabteilung abgesprochen und
    koordiniert.
ACHTUNG, bitte ändern Sie auf dem Testsystem keine Daten der Datenereignisse bzw. Automatismen wie z.B. eine ID oder eine Zuordnung wie die von Aufgabentyp zu Aufgabengruppe.

Besprechung der Testinstallation/ Ggf. Aufnahme von kostenpflichtigen Wünschen
Die Testinstallation wird gemeinsam mit Ihrem Projektleiter durchgesprochen. Hierbei werden Abweichungen erkannt und vom Projektleiter festgehalten, diese Abweichungen werden vom Kunden bestätigt. Der Projektleiter prüft im Anschluss wie lange es dauert die Abweichungen zu beheben. Die Abweichungen können nur durch die Standardfunktionalität von quisa® CRM behoben werden. Wünsche, die einen programmiertechnischen Eingriff erfordern, sind in der Regel kostenpflichtig und nur nach der Aussage zur Dauer durch den Projektleiter zeitlich bestimmt.

Finale Migration
Ihr CRM-System wird vom Testserver auf den Produktivserver migriert. Sie und Ihre Mitarbeiter können sich bereits in quisa® CRM umsehen, es steht jedem Anwender die Hilfe zur Verfügung.

Benutzerschulungen
Schulungstermine werden durch Ihren Projektleiter vereinbart.
Nach Durchführung der Schulungen, werden in einem Abnahmetermin die eventuell noch offenen Punkte und ggf. zusätzliche Sonderwünsche besprochen und festgehalten. Sie erhalten von dieser Schulung ein Video-Mitschnitt in Form eines Downloadlinks per E-Mail zugesendet.

Support
Sie erhalten Zugriff auf unser Support-Portal.

Schlussrechnung
Nach Erklärung der Abnahme unsererseits erhalten Sie die Schlussrechnung.

Beispielaufwände

  • Pro Datenereignis (Automatismen) ca. 15-45 Minuten
  • Pro Beleg wie z.B. eine Rechnung ca. 15-45 Minuten
  • Datenimport lt. unserer Beispieldatei ca. 30-60 Minuten

(Schätzwerte, den genauen Aufwand entnehmen Sie bitte der Auftragsbestätigung. Dienstleistungen werden nur nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet, eine Angabe im Angebot dient immer nur als Schätzwert, für eine genaue Aussage muss diese von uns schriftlich durch eine Auftragsbestätigung bestätigt werden.)

 

Inhalt der Projekt-E-Mail

  • Datensammlung (Rollen und Berechtigungen, Benutzerkonzept, Stammdaten)
  • Beispiel Prozesse in Schriftform und grafische Darstellung
  • Liste aller benötigten Vorlagen
  • E-Mailvorlagen
  • Adressdaten für den Import (Beispiellayout)
  • Briefvorlagen
  • Kfm. Vorlagen (von Angebot bis Mahnung)
  • E-Mail-Signatur
  • Logo des Neukunden für CI Anpassung

Zu empfehlen sind je nach Projektumfang 0,5 – 3 Tage Workshop, um die umzusetzenden Prozesse zu definieren.

Beispielprozess (grafische Darstellung)

projektbeispiel

Beispielprozess BNI Stuttgart

6 Trainings und Events

Ziel:
Im Rahmen des BNI Marketingprogramms werden Trainings/ Schulungen und Events angeboten.
Für die Abwicklung der Trainings gibt es einen standardisierten Arbeitsprozess.

  • Jedes Training wird einem spezifischen Trainer zugeordnet. Der Trainer wird hierfür als Benutzer des
    Kalendereintrages gewählt.
  • Jedes Training findet an einem speziellen Ort statt.
  • Der Adresseintrag des Kalendereintrages wird hierfür verwendet.

 

Termintypen (sind bereits angelegt):

  • ET (Empfehlungstraining)
  • PT (Präsentationstraining)

 

Vorlagen für den Arbeitsprozess:

  • Email_Terminbestätigung_Mitglied.oft
  • Email_Terminerinnerung_Mitglied_3_Tage.oft

Ablauf Arbeitsprozess

Aufgabengruppe 1: Teilnehmer Terminbestätigung versenden

  1. Immer, wenn ein neuer/ zusätzlicher Teilnehmer einem Trainings/ Schulungstermin hinzugefügt wird,
    erhält er eine Terminbestätigung.
  2. Abhängig vom Ort und Trainingsart wird eine entsprechende Bestätigung an Teilnehmer versandt:
    Email_Terminbestätigung_Mitglied.oft

 

Aufgabengruppe 2: Teilnehmer Terminstorno versenden

  1. Immer, wenn ein Teilnehmer einen Trainings/ Schulungstermin rechtzeitig absagt (min. 48 Stunden vor dem Termin), erhält er eine Storno-E-Mail: Email_Terminstorno_Mitglied.oft
  2. Aufgabengruppe 3: Prüfung Mindestteilnehmerzahl
    Wenn Startdatum Kalendereintrag – 14Tage <heute und Termintyp = BT (Besuchertraining)

 

Aufgabe 3.1: Prüfung Teilnehmerzahl BT

Aufgabentext:

“Bitte prüfen, ob Teilnehmerzahl < = 25 Personen.
Wenn ja, dann Standard Email an Mitglieder versenden, die das Training noch nicht besucht haben und im
Einzugsgebiet wohnen.”

(Zuständigkeit BNI Service Team)
Email_Prüfung_Teilnehmerzahl_Besuchereinladenleichtgemacht.oft

quisa® Kundensupport
Telefonsupport: 07531-58416401
Email-Support: helpdesk@quisa.de
Supportchat: www.helpdesk.quisa.de
Supportportal: www.quisa-secure.eu/support
Erreichbarkeit

Mo – Do von 9:00 Uhr bis 12:00 Uhr
und von 14:00 Uhr bis 17:00 Uhr
Fr von 9:00 Uhr bis 12:00 Uhr

Meldung: technische Störung von quisa-secure.eu
Unsere Techniker arbeiten an den Problem und werden
dies sol schnell wie möglich beheben.

Vielen Dank für Verständnis.